Emailen met ouders

[meester ruben]

Hallo allemaal,

Wij zijn op school de mogelijkheden aan het onderzoeken om email te gebruiken als contactmiddel met ouders.

Nu zijn wij echter benieuwd naar de ervaringen van andere scholen. Is er iemand die hier ervaring mee heeft? Zo ja:
- Wat was de reden van jou school van emailcontact met ouders?
- Tegen welke nadelen zijn jullie als school aangelopen?
- Welke voordelen heeft het jullie school opgeleverd?
- Zijn hierover afspraken gemaakt binnen het team en met de ouders?
- Hebben jullie een protocol opgesteld?
- Zou de MR zich hierover moeten uitspreken?

Ik hoop dat iemand mij verder kan helpen.

Groeten,

Ruben Jansen
Leerkracht groep 4/5

[klaartje]

Wij gebruiken email niet op de hele school. Iedere 2 weken komt er een info blaadje uit voor alle ouders. Daarnaast krijgen de ouders van de kleuters wel regelmatig email van de kleuterjuf. Dit gaat dan vooral om kleine dingen bv. de vraag om knutselspulletjes, om spulletjes voor de themahoek, doorgeven met welk thema we bezig zijn, leuke foto's doorsturen enz.
Dit is eigenlijk van de kleuterjuf zelf uitgegaan maar onlangs is gevraagd of dit ook in de andere groepen kan omdat ouders dit wel op prijs stellen. Er zijn dus nog geen afspraken gemaakt w.b. email naar ouders.
Bij de kleuters wordt het als positief ervaren, alle ouders zijn op de hoogte. Als er een briefje in de hal wordt gehangen zijn er altijd ouders die het niet hebben gelezen.

Of de andere groepen ook met email naar ouders gaan werken is nog niet besproken.

[meester ruben]

Dankjewel voor je reactie Klaartje. Ik zal even uitleggen waarom ik deze topic heb geplaatst. Ik mailde met ouders totdat ik werd teruggefloten door mijn directeur. Andere collega's waren er niet aan toe om de mail te gebruiken als contactmiddel met ouders. Voor mij was dit een domper omdat emailen voor mij een enorme uitkomst is. Geen briefjes die kwijtraken e.d. Ouders waren ook positief en stuurden mij geregeld mailtjes over allerhande zaken. Ik heb het in een vergadering voorgelegd, maar nu willen mijn collega's dat ik eerst onderzoek hoe dat dus op andere scholen wordt gedaan. Ik ben van mening dat email een modern contactmiddel is dat door veel mensen in Nederland al wordt gebruikt en dat je hier niet meer omheen kunt. Er zijn veel ouders die ik na schooltijd niet kan bereiken om bijvoorbeeld een afspraak te maken of een boodschap door te geven omdat ze werken. Tevens vergeten kinderen vaak een briefje thuis of op school af te geven, waardoor de boodschap veel te laat komt. Ik kan echter mijn collega's niet overtuigen en zij komen met allerlei bezwaren, zodat zij er niet aan hoeven te beginnen. Ik ben daarom blij te horen dat het op jouw school ook al incidenteel wordt gedaan en hoop dat ik jouw reactie mag bespreken op school. Tevens hoop ik dat er nog meer (aankomende) leraren op mijn topic reageren.

[moimoi]

ik ken een school waar je als ouders kunt inloggen op de website. Hier kun je alles lezen wat je als ouders wilt weten. En ouders kunnen er oproepjes opdoen (oppas bv).
Door in te loggen op de website hou je het wat zakelijker. Leerkrachten kunnen erop zetten dat er een proefwerk aankomt bv.
Een middelbare school die ik ken heeft dit ook, daar kunnen ouders zelfs de cijfers van hun kind online bekijken.

[Tom]

Dankjewel voor je reactie Klaartje. Ik zal even uitleggen waarom ik deze topic heb geplaatst. Ik mailde met ouders totdat ik werd teruggefloten door mijn directeur. Andere collega's waren er niet aan toe om de mail te gebruiken als contactmiddel met ouders.

Digitale generatiekloof steekt hier dus weer de kop op.

Ik ben van mening dat email een modern contactmiddel is dat door veel mensen in Nederland al wordt gebruikt en dat je hier niet meer omheen kunt.

Ja, hier ben ik het helemaal mee eens. Ik merk zelf ook dat ouders sneller even een mailtje sturen dan dat ze in de telefoon kruipen. Wanneer ze mailen (en dat geldt overigens ook voor het reageren als docent) kun je wat langer stilstaan bij wat je nu eigenlijk wil zeggen en kun je in alle rust reageren wanneer het jou uit komt. We hebben ook een gedragscode voor emailgebruik.

[meester ruben]

Beste Tom,

Zou jij mij wat meer kunnen vertellen over die gedragscode bij jullie op school? En zou je mij wat meer kunnen vertellen over hoe het emailgebruik met ouders bij jullie verloopt?

Groeten, Ruben

[meester ruben]

ik ken een school waar je als ouders kunt inloggen op de website. Hier kun je alles lezen wat je als ouders wilt weten. En ouders kunnen er oproepjes opdoen (oppas bv).
Door in te loggen op de website hou je het wat zakelijker. Leerkrachten kunnen erop zetten dat er een proefwerk aankomt bv.
Een middelbare school die ik ken heeft dit ook, daar kunnen ouders zelfs de cijfers van hun kind online bekijken.

Moimoi, zou je mij eventueel wat meer informatie willen verstrekken over de genoemde website. Hier ben ik wel nieuwsgierig naar.

[lucia]

Kun je die gedragscode samenvatten Tom?
Wat ik bijv. vooral zou willen voorkomen is dat er gebruik van gemaakt gaat worden in probleemsituaties.

Ik zie dat jij dat ook net vroeg Ruben!

[meester ruben]

Kijk het is natuurlijk heel gemakkelijk om als ouder je frustratie in een mail samen te vatten en te versturen naar een leerkracht met alle consequenties van dien. Je opent toevallig 's avonds of in het weekend je email en het blijft dan toch malen. Maar ik kan mij haast niet voorstellen dat als we respectvol gebruik maken van het medium email je niet op een dergelijke manier kan communiceren met ouders.

Ik zou het graag voor de volgende zaken gebruiken:
- het maken van een afspraak door leerkracht of ouder;
- het vragen om materialen voor knutselopdrachten (wat je vroeger middels een briefje deed);
- het doorgeven van bijvoorbeeld een doktersbezoek;
- het vragen om hulp bij activiteiten;
- etc.

Ik vind dit soort mails onschuldig, maar zoal Tom het al had over de "Digitale generatiekloof", bij mij op school denken ze hier anders over. Mijn collega's zijn veels te bang dat ze teveel met de computer te maken krijgen, maar dit houd je mijns inziens niet tegen.

[Tom]

Beste Tom,
Zou jij mij wat meer kunnen vertellen over die gedragscode bij jullie op school?

Maar natuurlijk. In die gedragscode staat o.a.:
- minstens 1 x per dag je schoolmail openen
- zorg voor een correcte spelling en gebruik desnoods de spellingscontrole
- gebruik CC en BCC selectief
- reageer passend, en niet emotioneel
- wacht niet te lang met antwoorden

En zou je mij wat meer kunnen vertellen over hoe het emailgebruik met ouders bij jullie verloopt?
Alle school mail-adressen staan op de schoolsite. Bij ons is het eigenlijk heel gewoon dat ouders mailen over zaken. Afdelingsleiders communiceren ook veel met ouders en hulpinstanties via mail. Je hebt altijd wel wat mensen die het niet zien zitten en die het liefste met het stencil-apparaat zouden willen blijven werken, maar we leven ondertussen in 2008.

Maar ik kan mij haast niet voorstellen dat als we respectvol gebruik maken van het medium email je niet op een dergelijke manier kan communiceren met ouders. Ik vind dit soort mails onschuldig, maar zoal Tom het al had over de "Digitale generatiekloof", bij mij op school denken ze hier anders over. Mijn collega's zijn veels te bang dat ze teveel met de computer te maken krijgen, maar dit houd je mijns inziens niet tegen.

Misschien kun je het eens gooien op een besparing van papier? Wat denk je hoeveel papier er bespaard kan worden als al die briefjes digitaal verstuurd worden? Ligt misschien een beetje aan de leeftijd van je collega's. Die zien computers nog steeds als iets engs, of als iets waar ze geen vat op kunnen krijgen ("zet de muis in de linkerbovenhoek...").. Sterker nog, we gaan gebruik maken een web-portal, waarbij ouders digitaal in kunnen schrijven voor ouderavonden, cijfers van hun kind kunnen inzien, en andere zaken digitaal kunnen regelen. Hoe zouden je collega's daarop reageren?

[meester ruben]

Misschien kun je het eens gooien op een besparing van papier? Wat denk je hoeveel papier er bespaard kan worden als al die briefjes digitaal verstuurd worden? Ligt misschien een beetje aan de leeftijd van je collega's. Die zien computers nog steeds als iets engs, of als iets waar ze geen vat op kunnen krijgen ("zet de muis in de linkerbovenhoek...").. Sterker nog, we gaan gebruik maken een web-portal, waarbij ouders digitaal in kunnen schrijven voor ouderavonden, cijfers van hun kind kunnen inzien, en andere zaken digitaal kunnen regelen. Hoe zouden je collega's daarop reageren?

Dit heb ik al eens aangegeven, maar ze zijn niet echt overtuigd. Een collega heeft zelfs schriftelijk aan mij kenbaar gemaakt dat ze zich niet wil laten regeren door de computer. Misschien is de tijd van de jonge, vooruitstrevende leerkrachten nog niet aangebroken...

Tegen welke zaken zijn jullie aangelopen toen jullie emailcontact gingen voeren met ouders? En is die gedragscode ook bij ouders bekend gemaakt?

[Tom]

Tegen welke zaken zijn jullie aangelopen toen jullie emailcontact gingen voeren met ouders?

Voor zover ik weet geen enkele. Het ging eigenlijk op een heel natuurlijke wijze. Oja, er was één collega die het veel werk vond om een reactie te sturen toen een ouder hem gemaild had.

En is die gedragscode ook bij ouders bekend gemaakt?

De gedragscode is voor het personeel, niet voor de ouders. Er is wel een gedragscode in ontwikkeling voor de ouders, maar die zal grotendeels hetzelfde zijn als die voor het personeel (dus bijv. niet emotioneel reageren, bij écht dringende zaken toch even bellen, etc).

[lindat]

Ik heb met diverse ouders contact via e-mail. Voor de meeste zaken erg prettig.
Ik had met een ouder veel contact over haar zoon via de mail. Hij vertoonde negatief gedrag. Ik ben wel van mening dat zulk soort dingen niet handig zijn via e-mail. Ik merkte dat de toon waarop een mail gesteld is, niet altijd even duidelijk is.
Mijn mening: voor dagelijkse dingen is het een perfect middel, maar wil je iets over een kind in het speciaal kwijt, vind ik persoonlijk contact prettiger.

[jeanne]

Ik mail met twee ouders:
Met de groepsmoeder die allerlei zaken voor onze groep regelt. Dat is uiterst handig om via de mail te doen. Ik werk niet elke dag en zij werkt ook een aantal dagen. De mail is de snelste en voor ons beiden de gemakkelijkste manieren om snel met elkaar in contact te komen.
Ook heb ik via de mail contact met de dove ouders van een (horende) leerling.Dit is voor hen natuurlijk heel prettig. Het voorkomt veel misverstanden. Wel kost het best veel tijd. Zij hebben veel vragen en maken veelvuldig gebruik van de mail om die te stellen. Als dit met alle ouders zou gebeuren zou het zonder meer een taakverzwaring zijn.... Maar voor deze dove ouders heb ik het graag over. Zij zijn er echt mee geholpen en we hebben nu een goed contact. Dit zou anders niet goed mogelijk zijn. Je kunt niet telkens een tolk erbij hebben.

[Anita]

Ik heb hier in één geval ervaring mee. Een nogal moeilijke jongen waar veel over te melden viel heen en weer. Een heen en weer schrift was in dit geval echter niet handig, omdat boodschappen dan niet bij de juiste persoon terecht kwamen., maar ook is het soms lastig om op de schooldag een moment te vinden om in zo'n schriftje te schrijven. In ons geval was de email de perfecte oplossing. Zoals hierboven al gezegd kun je even nadenken over wat je schrijft, iets dat ik zelf erg prettig vind.

Persoonlijk vind ik bovenstaande dus erg handig, maar voor bijvoorbeeld doktersbriefjes ofzo vind ik het juist niet praktisch. Zo'n briefje heb ik graag op mijn bureau liggen zodat ik er op het juiste moment aan denk.