Emailen met ouders

[Jan10e]

wij doen heel veel met email richting ouders. Van bijna alle ouders hebben wij een mailadres (van 6 niet geloof ik) en alle brieven etc gaan per mail. Ouders kunnen het aangeven als ze de brieven ook nog op papier willen krijgen, dan krijgen ze dat ook nog. Ook tussentijdse berichtjes gaan via de mail. Ouders mailen vervolgens ook weer terug en dat gaat erg fijn.
Ik stuur ook regelmatig een mailtje met de oproep voor een excursie oid en dat werkt heel goed.
Ouders kunnen bij ons ook inloggen op de schoolsite. Ze kunnen dan met hun kinderen huiswerk maken en persoonlijke gegevens wijzigen.
Ouders moeten zich ook inschrijven voor de 10-minutengesprekken via de website. Ze kunnen dan zelf hun tijd kiezen en dat werkt supergoed! Als school geven wij dan eerst aan welke tijdstippen we komen. Echt een uitkomst, hoef je niet meer vanalles te regelen met broertjes en zusjes.

[thomas]

Wat klinkt dat allemaal geweldig. Via wat voor soort programma doen jullie dat inschrijven enzo??

[klaartje]

Zoals ik hierboven al vermeld heb gebeurt het emailen alleen door de kleuterjuf naar de ouders toe. Hierbij gaat het enkel om klassikale mededelingen, vaak heel praktische: vragen aan ouders voor hulp, knutselspullen, themaspullen enz., kenbaar maken met welk thema er de komende tijd gewerkt gaat worden, een extra vraag aan ouders om er bv. extra op te letten dat hun kind voor schooltijd thuis naar de wc gaat, foto's doorsturen toen er een postbode op school was, bericht dat ouders kunnen inschrijven voor 10-minuut gesprek, kort verslag van bezoek aan lammetjes enz. enz. Ouders weten zo beter wat er in de klas van hun kind speelt en kunnen er dus thuis beter op inspelen.

We hebben 1 kind die de kleuren nog niet kent. Die ouders komen bijna nooit op school en via mail laten we weten met welke kleur we die week/weken bezig zullen zijn zodat ze er thuis ook aandacht aan kunnen geven.

Het gaat dus meest om heel praktische dingen die voor de ouders belangrijk/interessant zijn om te weten. Hierbij gaat het ook om 1 richtingsverkeer. De kleuterjuf naar de ouders. Heel zelden dat ouders zelf een mail sturen en dit is ook niet de bedoeling. Gesprekken over kinderen of andere problemen kunnen toch beter mondeling gebeuren. (tenzij uitzonderingen zoals in het geval van dove ouders)

Voor leerkrachten is het even de moeite nemen om bv. een kort verslagje te maken als er iets bijzonders in de klas is gebeurt bv. een uitstapje of een leuke gebeurtenis. Aan de andere kant weet je ook vrijwel zeker dat de mail gelezen wordt, vaak beter dan een briefje dat mee naar huis wordt gegeven, en dat is toch vaak ook makkelijk en snel als je bv. om materialen of hulp o.i.d. vraagt.
Maar hoe het in de andere groepen zal gaan is nog niet echt besproken. Er is alleen vanuit de OR en MR naar voren gebracht dat ouders het op prijs stellen om op deze manier op de hoogte gebracht te worden van het reilen en zeilen in de klas.

[meester ruben]

Het klinkt allemaal als muziek in de oren Klaartje, maar hebben ze bij jou niet gesproken over een gedragscode of een protocol o.i.d.? Ik kan mij voorstellen da het één en ander toch op papier moet staan, of niet? Dat willen ze bij mij op school in ieder geval wel. Daarom ben ik juist op zoek naar jullie ervaringen en hoop dat jullie mij eventueel een protocol of een websiteadres willen mailen. Dit zou mijn overtuigingskracht voor emailen met ouders op school vergroten.

[Geoffrey]

Ik zit natuurlijk niet meer in het "werkveld", maar ik kan wel een vergelijkbare anekdote vertellen. Als een ouder bij de uitgeverij waar ik werk een softwarepakket koopt om zoon- of dochterlief lekker te laten oefenen, dan gebeurt het nog wel eens dat het betalen van de rekening vergeten wordt. In dat geval stuur ik ze een herinnering. Een paar jaar geleden ging dat per post. Ik merkte dat ik daar toen vrijwel geen reacties op kreeg: ik moest dan altijd maar raden of het goed aangekomen was. Tegenwoordig gaan de herinneringen per e-mail en is de respons veel groter. 20% van de ouders die zo'n herinneringsmail van me krijgen, reageert. En meestal dezelfde dag nog! Gewoon even een berichtje van "sorry voor de vertraging... we maken het bedrag meteen over." En dan weet ik in ieder geval dat het wel goed zit en dat ik er bij die ouders niet meer achteraan hoef.

Doordat wij veel meer van e-mail gebruik zijn gaan maken, ook bij acties, bevestigingen van bestellingen, tevredenheidsonderzoeken enzovoorts, merken we dat we méér contact hebben met de ouders die bij ons educatieve producten bestellen. En dat is alleen maar positief, want hierdoor weten we veel beter wat bij de ouders leeft, hoe ze tegenover bepaalde zaken staan en wat we kunnen doen om hen beter van dienst te zijn.

Dus even vertaald naar de school: scholen hebben tegenwoordig de mond vol over ouderbetrokkenheid en breken zich continu het hoofd over hoe ouders meer betrokken kunnen worden bij de school. Het antwoord is simpel: door bereikbaar te zijn! E-mail is hiervoor een ideaal middel en met name de generatie mensen die momenteel kinderen op de basisschool hebben (gemiddeld genomen de dertigers en begin veertigers) gebruiken veel liever e-mail. Dus als je daadwerkelijk respons wilt van ouders, en als je daadwerkelijk ouders wilt betrekken bij het onderwijs, denk ik dat e-mail daar een zeer geschikt middel voor is.

[meester ruben]

Dus even vertaald naar de school: scholen hebben tegenwoordig de mond vol over ouderbetrokkenheid en breken zich continu het hoofd over hoe ouders meer betrokken kunnen worden bij de school. Het antwoord is simpel: door bereikbaar te zijn! E-mail is hiervoor een ideaal middel en met name de generatie mensen die momenteel kinderen op de basisschool hebben (gemiddeld genomen de dertigers en begin veertigers) gebruiken veel liever e-mail. Dus als je daadwerkelijk respons wilt van ouders, en als je daadwerkelijk ouders wilt betrekken bij het onderwijs, denk ik dat e-mail daar een zeer geschikt middel voor is.

Ik denk dat bij ons op school niet het probleem de ouderbetrokkenheid danwel de leerkrachtbetrokkenheid is. Wij hebben een uitgebreide ouderparticipatie, maar collega's vinden dat ouders zich teveel met de school bemoeien. Er wordt veel gesproken over werkdruk en de computer wordt als één van de oorzaken gezien. Wij hebben inmiddels 5 digiborden en een aantal collega's vinden dit allemaal veel te vooruitstrevend. Het kost een aantal collega's veel tijd en inspanning om alleen al de mail te openen. En hier ligt de kern van het probleem, overtuig ze maar eens van het gemak voor wat het allemaal op kan leveren.

[Tom]

Los daarvan: ik snap de "angst" voor e-mailen niet zo... Wat is er zo erg aan om een email naar ouders te sturen?

[Joke]

De nieuwsbrief doen wij wel via mail (als ouders dat willen), maar deze insteek is voor mij nieuw.
Met dove ouders is het een uitkomst! Ik heb dat vroeger wel meegemaakt (voor het computertijdperk, oei wat ben je dan al oud) en gesprekken zijn erg moeilijk.
Voor iedereen rustgevend om het zo te kunnen oplossen.

[Geoffrey]

Je moet denk ik wel even mee laten wegen dat de positieve reacties in dit topic wellicht een wat eenzijdige kant belichten van de zaak. Immers: degenen die hier op een forum posten zijn over het algemeen toch ook vaak degenen die enthousiast zijn over computers en dus waarschijnlijk ook wel veel voordelen zullen zien van e-mailen op school. De tegenargumenten zullen waarschijnlijk toch vaak komen van degenen die de nieuwe media wat minder vaak gebruiken.

[Tom]

Dat ben ik met je eens ja. Waarschijnlijk werd dezelfde discussie gevoerd toen de telefoon pas in opkomst was.

[klaartje]

collega's vinden dat ouders zich teveel met de school bemoeien.

Ik denk dat je er voor op moet passen dat je geen onderwijskundige zaken via de mail gaat bespreken, die zaken moeten mondeling besproken worden. Het gaat meer om het informeren en vragen bij aktiviteiten vandaar dat het dus vaak alleen mail zal zijn vanuit de leerkracht naar de ouders.

Ik weet natuurlijk niet of dit bij anderen ook zo is. Gaat het bij andere scholen die met email werken ook voor het grootste deel om het doorgeven van praktische en informatieve zaken vanuit de leerkracht naar de ouders? Of moet het ook omgekeerd kunnen dat ouders met allerlei vragen komen via de mail? Ik zou daar zelf niet zo voor zijn, dan ontaardt het al vlug in een heen en weer gemail terwijl het mondeling sneller zal gaan en komen er ook niet zo vlug onduidelijkheden.

Het kost een aantal collega's veel tijd en inspanning om alleen al de mail te openen
Alle scholen onder ons bestuur ( de leerkrachten dan he) moesten een jaar of 7 geleden verplicht een computercursus volgen en ook toetsen afleggen. Ieder had een cursusboek dat je zelf kon doorwerken maar daarnaast kon je ook inschrijven voor enkele 'oefen' avonden. Hier kon je op de computer oefenen en er enkele ervaren mensen waren er om te helpen. Voor velen, vooral ouderen maar ook jongeren, bleek de cursus toch te ingewikkeld en te uitgebreid te zijn maar de grondbeginselen zoals werken met word, zoeken op internet en email verzenden/ontvangen beheersen de meesten toch wel.
Misschien is dat ook een idee voor jullie al ben ik bang dat ze dan wel weer over die werkdruk zullen beginnen. Maar daar tegenover kun je wel aanvoeren dat je, als je de belangrijkste basishandelingen kent, veel sneller klaar bent met bepaalde zaken.

Succes ermee

Oh, en over dat protocol. Dat hebben wij dus niet omdat er nu nog maar sprake is van 1 groep die met email werkt. Ik weet ook niet of dat wel zo nodig is om hier een heel protocol voor te maken. Misschien alleen wel onderling bespreken (en dan op papier zetten) wat je wel en wat je zeker niet per email gaat doorgeven zodat iedere groep op dezelfde manier werkt. Maar eerst maar eens kijken wat de anderen hiervan vinden.

[klaartje]

Terwijl ik het vorige stukje typte waren er al weer andere reakties dus nog snel iets:

Het nieuwsbriefje iedere 2 weken blijft nu nog gewoon bestaan. Deze wordt aan de oudste van ieder gezin meegegeven en komt ook op de site van school te staan.
Per mail gaan dus echt alleen maar de punten die alleen voor de betreffende klas gelden.

En natuurlijk is voor sommige leerkrachten, vooral oudere denk ik, de computer iets heel ingewikkelds. Toch ben je als leerkracht eigenlijk toch wel verplicht om iets van de computer te weten vind ik, al zijn het maar de simpelste handelingen, de leerlingen werken er in de klas immers ook mee vermoed ik. En anders is er toch wel een collega/stagaire die de mail even wil versturen voor iemand die dat echt niet zelf kan. Zo vaak komt dat toch ook weer niet voor. 1x in de maand gemiddeld?

[Joke]

De jonkies komen vaak bij mij om me te vragen of ik even wil helpen. Ik had vandaag het idee een computercursus te geven toen er van alles op de studiedag uitgewerkt moest worden.
Gelukkig hebben dus niet alle oudjes er moeite mee.

[Jan10e]

Wat klinkt dat allemaal geweldig. Via wat voor soort programma doen jullie dat inschrijven enzo??
stuur me, als je interesse hebt, even een pb, dan kan ik je de website van de school geven. Daar staat ook dat je het programma kunt overnemen, volgens mij is het namelijk zelf gebouwd, maar weet het niet zeker.